営業でアポイントをお願いするときは、相手に「なぜ連絡したのか」「何について話したいのか」「いつ話したいのか」を簡潔に伝えることが大切です。

丁寧な言葉を使うだけではなく、相手が内容を判断しやすく、日程を調整しやすい形に整える必要があります。また、電話とメールでは伝え方が異なるため、それぞれの特徴に合わせて依頼しましょう。

この記事では、アポイントをお願いするときの基本的な考え方、自然な言い回し、電話・メール別の例文、返信後のお礼や日程調整の方法まで解説します。

 

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アポイントのお願いとは

アポイントのお願いとは、商談や面談、打ち合わせを行うために、相手へ時間を確保してもらえるよう依頼することです。

営業では、電話やメールを使って見込み顧客へ連絡し、商品やサービスについて説明する機会を設けてもらうために行います。

以前は訪問営業を前提とするケースも多くありましたが、現在はオンラインで商談を行うこともあります。そのため、アポイントのお願いは必ずしも「訪問のお願い」だけを意味するわけではありません。

アポイントそのものの意味については、アポイントとは？意味・アポとの違い・営業での取り方を解説も参考にしてください。

アポイントをお願いするときの基本ポイント

アポイントをお願いするときは、自社の都合だけで話を進めるのではなく、相手が依頼内容を判断しやすい状態を作ることが重要です。

連絡した理由を最初に伝える

電話でもメールでも、まず「なぜ連絡したのか」がわかるようにします。

会社名や氏名を名乗った後に、どのような内容について相談や提案をしたいのかを簡潔に伝えます。

商品やサービスの詳細を最初からすべて説明するより、商談をお願いする理由が理解できる程度に整理した方が、相手も話を聞くか判断しやすくなります。

相手に関係する内容を具体的にする

「弊社の商品をご紹介したい」という自社都合の説明だけでは、相手にとって商談する理由がわかりません。

相手の業種や事業内容、公開されている情報などを確認し、なぜその企業へ連絡したのかが伝わる内容にします。

ただし、実際に確認していない課題を「御社では〇〇に困っていると思います」などと断定することは避けましょう。

商談の目的を明確にする

アポイントをお願いするときは、「一度お話ししたいです」だけで終わらせず、何について話す予定なのかを伝えます。

たとえば、サービスの概要説明、現在の営業体制についての情報交換、導入方法の説明など、面談の目的を示すことで、相手が参加するか判断しやすくなります。

複数の候補日時を提示する

相手が話を聞く意向を示したら、具体的な候補日時を伝えます。

候補をまったく示さず「いつがよろしいでしょうか」と尋ねるだけでは、相手側に日程を考える手間が発生します。

複数の候補日時を提示し、合わない場合は別の日程でも調整できることを添えると、予定を確認してもらいやすくなります。

所要時間や実施方法も伝える

日時だけでなく、商談に必要な時間や実施方法も案内します。

訪問の場合は訪問予定であること、オンラインの場合はWeb会議であることを伝えます。オンライン商談では、日時確定後に参加URLを送る流れもあわせて案内するとスムーズです。

「アポイントをいただく」は正しい？自然なお願いの言い回し

検索では「アポイントをいただく」「アポイントを取らせていただく」といった言い方が適切なのかを確認する人も多くいます。

これらの表現が直ちに誤りというわけではありませんが、取引先へ直接依頼するときは「アポイント」という社内用語よりも、「お打ち合わせ」「ご説明の機会」「お時間」など、目的がわかる言葉に置き換えると自然です。

大切なのは敬語を複雑にすることではなく、相手に何をお願いしているのかが明確に伝わることです。

メールでアポイントをお願いする方法

メールは、相手が都合のよいタイミングで内容を確認でき、候補日時や資料などを文章で残せる点が特徴です。

一方、受信するメールが多い相手の場合は、内容を確認してもらえないこともあります。そのため、件名から本文まで要点を整理します。

メールでアポイントをお願いするときの書き方

基本的には、次の順番で書くと内容を整理しやすくなります。

• 件名
• 宛名
• 挨拶と自己紹介
• 連絡した理由
• 商談をお願いしたい内容
• 複数の候補日時
• 返信のお願い
• 署名

初めて連絡する相手であれば、自社名と氏名を明記し、どこで相手を知ったのか、なぜ連絡したのかを簡潔に説明します。

メールの件名やより詳しい書き方については、アポイントメールとは？商談につながる書き方・例文・件名を解説で詳しく紹介しています。

初めて連絡する相手へのアポイントメール例文

例文はそのまま一斉送信するのではなく、相手の企業や連絡した理由に合わせて内容を調整してください。

電話でアポイントをお願いする方法

電話は相手と直接会話できるため、その場で反応を確認しながらアポイントをお願いできます。

ただし、相手の業務中に連絡することになるため、長時間話し続けないよう配慮が必要です。

電話では用件を簡潔に伝える

電話では、会社名と氏名を名乗った後、担当者への取り次ぎを依頼します。

担当者につながったら、連絡した理由と商談をお願いしたい内容を簡潔に伝えましょう。

以前の原稿にあったような「相手の警戒心を下げる」ことを目的に表現を工夫するのではなく、自社名、連絡の目的、話したい内容を正確に伝えたうえで判断してもらうことが基本です。

電話でアポイントをお願いする例文

電話でのアポイント獲得については、テレアポ営業のコツとポイントも参考にしてください。

アポイントの返信をもらった後の対応

アポイントのお願いは、日時が決まったら終わりではありません。返信後の確認やお礼まで丁寧に対応することで、当日のやり取りを進めやすくなります。

承諾の返信にはお礼と詳細を送る

相手からアポイントを承諾する返信をもらったら、まずお礼を伝えます。

あわせて、確定した日時、訪問またはオンラインなどの実施方法、所要時間、当日の主な内容を確認します。

オンラインの場合は、必要に応じて参加URLも共有します。

たとえば、次のような内容です。

日程変更の依頼には柔軟に対応する

相手から日時変更の連絡が来た場合は、変更可能な候補日時を改めて提示します。

営業側の都合で変更をお願いする場合は、まずお詫びを伝えたうえで、新しい候補日時を示しましょう。

日時が変更になった場合は、古い予定のままにならないよう、社内の予定表やCRMなどの情報も更新します。

返信がない場合は内容を見直してフォローする

メールを送っても返信がない場合は、一定期間を空けたうえで、必要に応じて簡潔な確認メールを送ります。

何度も同じメールを送るのではなく、件名、本文、送信先、提案内容が相手に合っていたかも確認してください。

アポイントのお願いで避けたいこと

目的を曖昧にしたまま面談を依頼する

「一度お会いしたいです」「ご挨拶だけでも」といった表現だけでは、相手が時間を確保する必要性を判断しにくくなります。

何について話したいのかを簡潔に伝えましょう。

自社の商品説明を長く続ける

アポイントをお願いする段階で、商品やサービスの機能をすべて説明する必要はありません。

相手に関係する内容と商談をお願いする理由を伝え、詳細は実際の商談で説明する形に整理します。

相手を急かして日程を決める

候補日時を示すことは有効ですが、相手に判断を迫ることとは異なります。

候補日時が合わなければ別の日でも調整できることを伝え、相手の予定に配慮してください。

実態と異なるメリットを伝える

アポイントを取るために「必ずコストを削減できます」「確実に成果が出ます」など、根拠のない表現を使うことは避けましょう。

確認できる事実の範囲で説明し、詳細な条件は商談時に伝えることが大切です。

アポイント獲得は結果を記録して改善する

アポイントのお願い方を改善するには、担当者個人の経験だけに頼らず、実際の営業データを確認することが重要です。

たとえば、次のような情報を記録します。

• どの企業・担当者へアプローチしたか
• 電話とメールのどちらを使ったか
• どのような提案内容を伝えたか
• 返信や担当者との会話があったか
• アポイントにつながったか
• その後の商談や受注はどうなったか

CRMなどへ対応履歴を蓄積しておけば、「どの企業属性で反応があったのか」「どのアプローチから商談につながったのか」を振り返りやすくなります。

トークスクリプトやメールテンプレートも固定したまま使い続けるのではなく、得られた反応をもとに改善していくことが大切です。

DRMでは営業データを活用してアプローチを改善

DRMでは、大手キャッシュレス決済企業の営業支援において、過去の獲得・失注データを分析し、電話で成果が出やすい店舗属性を整理したうえで営業アプローチを再設計した事例があります。

テレマーケティングで事前に顧客との接点を作り、成果が見込めるエリアでは訪問営業につなぐ分業体制を構築しました。取り組みは数名規模から始まり、その後100席規模まで拡大しています。

このように、アポイント獲得では電話の件数だけでなく、対象顧客やその後の商談結果まで分析し、営業方法を改善していくことが重要です。

 

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アポイントのお願いに関するよくある質問

「アポイントをいただく」という表現は使えますか？

社内では「〇〇社からアポイントをいただいた」などと使えます。取引先へ直接お願いするときは、「お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか」など、依頼する内容を具体的にすると伝わりやすくなります。

アポイントのお願いでは候補日時を入れた方がよいですか？

候補日時を示すと、相手が自分の予定と照らし合わせて判断できます。複数の候補を提示し、合わない場合は別日でも調整できることを添えましょう。

初めて連絡する相手には何を伝えればよいですか？

会社名と氏名、連絡した理由、話したい内容、商談をお願いしたい旨を簡潔に伝えます。メールの場合は候補日時や署名も記載します。

電話とメールはどちらでお願いするべきですか？

一概にどちらがよいとはいえません。相手の反応を直接確認したい場合は電話、要件や資料を文章で確認してもらいたい場合はメールなど、ターゲットや商材、相手との関係性に合わせて使い分けます。

アポイントの返信がないときはどうすればよいですか？

一定期間を空けたうえで、必要に応じて簡潔な確認メールを送ります。反応がない場合は、送信回数を増やすだけでなく、件名や本文、送信先、提案内容そのものを見直しましょう。

まとめ｜アポイントのお願いは相手が判断しやすい伝え方を意識する

アポイントをお願いするときは、連絡した理由と商談の目的を簡潔に伝え、相手が予定を確認しやすいよう候補日時を提示します。

メールでは件名や本文、署名まで含めて要点を整理し、電話では相手の時間に配慮しながら用件を伝えることが大切です。

また、「アポイントをいただく」といった言葉にこだわるより、「お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか」のように、何をお願いしているのかがわかる表現を使うと伝わりやすくなります。

アポイント獲得を継続的に改善するには、依頼方法だけでなく、返信、商談、その後の結果まで記録し、営業活動全体を振り返ることも重要です。

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