アポイントメールで大きな効果を上げるためにはノウハウが必要なため、BPOなど外注化する企業が増えています。アポイントメールはそのまま削除される可能性も高いため、今回はBPOも視野に入れた、アポイントメールが成功する3つのコツをご紹介します。

アポイントメールとは

アポイントメールとは、顧客や取引先と打ち合わせや商談の日程を調整するために送るメールです。ただし、営業活動におけるアポイントメールは、既存の顧客だけでなく、新規顧客へ送付する商談を取り付けるためのメールも意味します。

したがって、顧客と最初の接点となるアポイントメールは、非常に重要なツールです。アポイントメールの一般的な構成としては、以下のようなものが挙げられます。

・挨拶、自己紹介
・送信の経緯
・メールの概要
・本文
・結びの言葉
・署名

ただし、すべての企業に対して同じ内容で送っても、成功する可能性は低いでしょう。そのため、今回紹介する3つのコツを踏まえ、個社ごとに調整することが重要です。

テレアポとの違い

テレアポとは、取引を行っていない新規の企業へ電話をして、商談の約束を取り付ける活動です。事前に約束をせず、直接電話で連絡するため、相手からは嫌われる可能性が高く、連絡する側も断られることを前提に活動する必要があります。そのため、多くの電話をかけなくてはいけません。

一方、アポイントメールは、相手が都合のよいときに確認してもらえるため、一定の文章力さえあれば、作成・送信することが可能です。また、テレアポは電話で要件を伝えるため、相手が内容をメモする必要があり、負担をかけてしまいます。しかし、アポイントメールであれば要件がすべて記述されているため、相手側の負担は低いでしょう。

アポイントメールが成功するコツ3選

アポイントメールでアポイントを取り付ける確率を上げるためには、いくつかのポイントを押さえなくてはいけません。ここでは、アポイントメールが成功するコツを3つご紹介します。

1.件名で相手のメリットを提示する

アポイントメールは、件名をわかりやすくすることが非常に重要です。件名では、相手の課題解決や目標達成につながるメリットを提示しましょう。
アポイントメールは、相手に開いて内容を読んでもらい、アポイントを取り付けることが目的です。DMなど多くのメールに埋もれたり、削除されたりせず、まずは内容を読んでもらえるように工夫しなくてはいけません。
したがって、事前にアポイントメールを送付する企業の課題を調査し、自社の商品やサービスで解決できる内容に目途をつけておくことが大切です。

2.本文は要件を簡潔に記す

アポイントメールの本文は、端的に内容を記すように心がけましょう。挨拶やメールを送った経緯はもちろん、要件についてもできるだけ簡潔にまとめることが重要です。本文が長いと離脱する確率が高くなります。
また、アポイントの候補日は、いくつかの候補日をこちらから指定することが必須です。相手に考える余地を与えると、面倒になって離脱する可能性が高くなるため、できるだけ具体的な日時を指定しましょう。

3.BPOを活用する

アポイントメールは個社ごとにカスタマイズが必要なうえ、大量に送らなくてはいけません。そのため、リソースが少ない企業では、対応が困難な可能性もあります。

近年、BPOを活用してアポイントメールの作成、発送業務を外注化する企業が増えている状況です。BPOとは、会社の一機能（総務、経理、営業など）をワンストップで外注化するサービスで、営業代行などもよく利用されています。

アポイントメールの作成や送信を専門で請け負っている業者に、BPOで外注化することによって、スタッフの雇用や育成が不要になる点がメリットです。また、スキルの高いスタッフが代行してくれるため、アポ取りの確率向上が期待できる点もメリットだといえるでしょう。

まとめ

アポイントメールを成功させる3つのコツは、以下の通りです。

・件名で相手のメリットを提示
・本文は要件を簡潔に記す
・BPOを活用する

アポイントメールはDMなどと同様、読まれずに削除されるケースが多いため、今回紹介したコツを押さえて作成しましょう。なお、DRM（データリレーションマーケティング）であれば、見込みの高いアポ取りから、その後の商談まで対応可能なため、ワンストップで営業活動をお任せいただけます。アポイントメールや営業のアポ取りに課題がある場合には、ぜひDRMまでお気軽にご相談ください。