アポイントをお願いする際のコツとは？電話・メール別の例文あり
2023年2月15日 営業ノウハウ
アポイントをお願いする際には、いくつかのコツがあるため意識することで成功率を高められます。ただし、電話とメールでは方法が異なるため、両方を理解しておくと安心です。今回は、アポイントをお願いする際のコツと、電話・メール別の例文をご紹介します。
目次
アポイント（訪問）の依頼をする必要性とは？
アポイントの依頼をする目的は、見込み顧客の獲得です。収益を向上させるためには、自社の商品やサービスを、顧客に知ってもらわなくてはいけません。そのうえで、必要性や有用性を理解してもらうことによって、ようやく購入や利用につながり売上に貢献することが可能になるためです。
電話やメールを活用することによって、商品やサービスを紹介することもできます。しかし、顧客の目の前で実際の商品やサービスのデモを行いながらプレゼンする場合に比べると、顧客の理解度はどうしても低くなってしまうでしょう。
そのため、購買や利用につながる可能性も低いため、アポイント取りを行うことで、対面による商談の機会を創出する必要があります。
メールでアポイントを取る時の注意点と例文
顧客とアポイントを取るために活用するツールのひとつがメールです。飛び込み営業や電話に比べ、実施するハードルは低い反面、多くのメールに埋もれるため、読んでもらうためにはコツが要ります。ここでは、メールでアポイントを取る時の注意点と例文をご紹介します。
メールでアポイントをお願いする時のコツ
メールでアポイントをお願いする場合には、まず件名で用件を明確化することが重要です。件名で興味をもってもらえなければ、顧客が本文まで読んでくれることはありません。
メール本文の冒頭には、商談のお願いをする背景や経緯を記載します。商談を行いたい理由や、顧客が参加するメリットを簡潔に記載するよう心がけましょう。
また、商談の日程を記載する際には、可能な限り具体的なスケジュールを提示するのがコツです。選択肢が多すぎると、顧客に考える手間が発生してしまうため、アポイントが取れない可能性は高くなります。
アポイントメールのコツについては、以下記事の内容も参考にしてみてください。
アポイントメールの例文
ここからはアポイント取りをメールでする時の一般的な例文をご紹介します。実際にメールを作成する際の参考にしてみてください。
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件名：〇〇の課題を解決につながる●●【会社名：担当者の氏名】 本文：はじめてのメールでのご連絡、失礼いたします。 私、〇〇（会社名）の〇〇（担当者の氏名）と申します。本日は、〇〇の課題解決につながる●●をご紹介させていただく、●●様（顧客の名前）とのお打ち合わせの機会を頂戴したく、ご連絡させていただきました。（既存顧客であれば、冒頭に「お世話になっております」などを使用） 弊社の●●は、御社の●●を解決し、●●の効果が期待できるサービスです。 ぜひ、実際に●●のご説明をさせていただく、お打ち合わせの機会を頂戴できればと存じます。 来週であれば、以下の日程でお伺いすることが可能です。 ＜お打ち合わせの候補日程＞ ●月●日（火）15:00～17:00 ●●様のご都合をお聞かせいただけますと幸いです。 以上ご検討の程、よろしくお願い申し上げます。 〇〇（会社名）〇〇（担当者の氏名） |
電話でアポイントを取る時の注意点と例文
顧客に電話でのアポイントをお願いする時には、いきなり連絡することになるため、成功率は低いと言わざるを得ません。したがって、少しでもアポイントが取れる確率を上げるためには、いくつかのコツを押さえなくてはいけません。ここでは、電話でアポイントを取る時の注意点と例文をご紹介します。
電話でアポイントをお願いする時のコツ
電話で顧客にアポイントをお願いする場合には、用件を簡潔に話すことが成功のコツです。多忙な時間を割いて電話に応対してくれているため、ダラダラと関係のない話をするのはNGであることを念頭におきましょう。
ただし、簡潔に話すことと、早口で話すことは別物であることも理解しておく必要があります。滑舌よく話すことはもちろん、重要な内容は声のトーンや速度を落とすなど、メリハリのある話し方をこころがけましょう。
そして、電話でアポイント取りを行う際、もっとも注意するべきポイントが、顧客の警戒心を下げることです。「今後の参考にしてもらうために」「貴社にとって有益な情報を提供します」など、顧客に興味をもってもらう工夫をすることによって、電話を切られる確率を下げられるでしょう。
なお、テレアポ営業については、以下の記事で詳しく解説しているため、あわせてご確認ください。
電話でアポイントをお願いする時の例文
ここからは、電話でアポイント取りをする時の、一般的な例文をご紹介します。
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突然のご連絡失礼いたします。私、〇〇（会社名）の〇〇（担当者の氏名）と申します。この度、御社の●●の課題解決を実現し、●●のメリットが得られる、弊社の〇〇（商品名・サービス名）をご紹介する機会を頂戴したく、ご連絡を差し上げました。 〇〇をご担当の〇〇様は、いらっしゃいますか？ 【取り次ぎ～担当者の登場後】 はじめまして。私、〇〇（会社名）の〇〇（担当者の氏名）と申します。 〇〇について、ご紹介させていただく機会を頂戴したく、来週の火曜日の14時～16時、または水曜日の10時～12時で、ご都合の良い時間はございますか？ 【アポイント取り成功後】 ありがとうございます。それでは、来週の火曜日15時にお伺いします。 本日はお忙しい中、貴重なお時間を頂き、誠にありがとうございました。失礼いたします。 |
まとめ
アポイント取りのポイントは、メールと電話ではポイントが異なります。そのため、両者の違いを理解したうえで取り組まなければ、高い成果は得られないでしょう。
本記事の内容を参考に、アポイント取りの成功率が上がれば何よりです。
なお、アポイント取りに課題がある場合は、ぜひDRM（データリレーションマーケティング）までお気軽にご相談ください。見込みの高いアポイント取りから、その後の商談まで対応可能なため、ワンストップで営業活動をお任せいただけます。
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