アポイントとは、顧客先と商談の約束を取るための営業活動です。いきなり企業へ訪問する飛び込み営業では、相手にしてもらえない可能性が非常に高いため、事前にアポイントを取ってから営業にいくことが一般的です。ここではアポイントの取りやすい営業方法をご紹介します。

アポイントとは

そもそもアポイントとは、どのような意味なのでしょうか。ここでは、アポイントの意味と、営業活動でアポ取りをする理由について解説します。

ビジネスシーンにおけるアポイントの意味

アポイントとは英語の「appointment:アポイントメント」の略語で、直訳すると（日時や場所を決めて）約束する、予約するという意味です。つまり、相手と会う約束をすることが、アポイントだといえます。なお、営業活動などのビジネスシーンでアポイントを取る行為は「アポ取り」と呼ばれています。

ビジネスシーンにおいては、相手の都合を考えずに訪問する、いわゆる飛び込み営業は嫌われる可能性が高いです。そのため、相手への礼儀と迷惑にならないようにするため、事前にアポイントを取ることがマナーとされています。そのため、特に営業活動において、アポ取りは非常に重要です。

営業活動でアポ取をする理由

営業活動でアポ取りをする理由は、顧客に話を聞いてもらえる状況をつくるためです。飛び込み営業では、企業へいきなり押しかけるため、顧客に話を聞いてもらえる可能性は非常に低いでしょう。

一方、アポ取りをしてある顧客の場合は、どのような要件で訪問するのか事前に理解しているため、話を聞く準備ができています。そのため、スムーズに商談を進めやすくなる点が、営業活動でアポ取りを実施する理由です。

アポイントが取りやすい営業方法

アポ取りの方法は、大きく電話とメールの2種類です。ここでは、それぞれの方法について、アポイントが取りやすい営業方法をご紹介します。

電話でアポ取りする場合

電話でアポ取りをする場合には、最初のあいさつが肝心です。丁寧にあいさつすると営業電話と判断され、担当者に取り次いでもらえない可能性があります。そのため、あえてフランクに「〇〇事業部の●●さんはいらっしゃいますか？」と話したほうが、取り次いでもらえる可能性は高くなるようです。

なんとか取り次いでもらえた場合は、連絡した目的を簡潔に話し、話を聞くメリットをわかりやすく説明します。直接会って説明する理由も説明できると、アポイントを取りやすくなるでしょう。相手が納得してくれたら、ポイントの日程を決めます。このとき、相手に考える余地を与えないことがコツです。「来週の火曜日や水曜日はいかがでしょうか？」「●月●日の午前中はいかがでしょう？」など、選択肢を狭くしたほうが、スムーズに調整できます。

メールでアポ取りする場合

メールでアポ取りする場合に、もっとも注意しなくてはいけないのが件名です。日々多くの広告メールやDMが届くため、自分に不要だと判断される件名のメールは、見ただけで削除される可能性が高いでしょう。

自分に関係があると相手に思ってもらうためには、相手の課題解決につながるタイトルをつけ、会社名と個人名を記入するのがポイントです。くれぐれも「●●のご紹介」など、明らかな営業とわかるタイトルをつけるのは避けましょう。

メールのボディには、簡潔に重要なポイントを記し、商談の候補日をいくつか記述しておきます。なお、電話でアポ取りをした際、不在などによってなかなか取り次いでもらえない場合には、メールで連絡する旨を事前に伝えてから送るのがマナーです。

アポイントをお願いする際のコツとは？電話・メール別の例文あり

アポ取り時に気をつけること

アポ取りをする際には、いくつか注意するべきポイントがあります。実際にアポイントを取るときに、ぜひ実践してみてください。

顧客が忙しい時間のアポ取りは避ける

アポ取りをする際には、相手が比較的忙しくない時間を見計らって連絡するようにしまししょう。業界や職種などを考慮し、忙しい時間や繁忙期となる期間を避けることが大切です。忙しい時間にアポ取りを行っても、相手にしてもらえない可能性が高いため、タイミングを見極めて連絡しましょう。

話す内容を決めずに連絡するのはNG

営業でアポ取りをする際には、事前にトークスクリプトと呼ばれるツールを準備しておくことが一般的です。商談の進めかたに応じて、最適だと思われる質問や回答を確認できるトークスクリプトを準備することによって、スムーズに対応できるようになります。トークスクリプトを準備しておけば、落ちついて対応できるようになるため、アポイントが取れる可能性も高くなるでしょう。

アポ取りがうまくいかない場合は営業代行を活用するのもひとつの方法

アポ取りがうまくいかない企業は、営業代行の活用がおすすめです。
アポ取りを成功させるためには、高いスキルが必要です。また、基本的に断られることが多いため、精神的にもキツイ仕事だといえます。アポイントを獲得するためには、多くの時間が必要になるため、リソースの少ない企業では厳しい場合もあるでしょう。
そのため、近年は営業代行を活用してアポ取りを行う企業が増えています。営業代行を活用することで、人材の育成や採用をしなくてもアポ取りのリソースを増やすことが可能です。また、高いスキルを持つスタッフが対応するため、アポイントが取れる確率も高くなります。

アポイントセールスをする際に気を付けるべきポイント

まとめ

アポ取りは、営業において非常に重要な活動です。事前にアポイントを取っておくことによって、顧客との商談をスムーズに進められます。ただし、アポイントを取れたからといって、必ず成約につながるわけではありません。
そのため、アポ取りの数をできるだけ多く増やすことが、営業活動における重要なKPIとされています。本記事の内容を参考に、アポ取りの生産性向上につながれば何よりです。

なお、DRM（データリレーションマーケティング）の営業代行を導入すれば、見込みの高いアポ取りから、その後の商談まで対応可能なため、ワンストップで営業活動をお任せいただけます。営業のアポ取りに課題がある場合には、ぜひDRMまでお気軽にご相談ください。